Инструкция по заполнению “Ведомости сдачи обязательного федерального экземпляра электронного издания”

Инструкция по заполнению
“Ведомости сдачи обязательного федерального экземпляра электронного издания”

1. Общие положения

Настоящая инструкция определяет порядок заполнения сопроводительной документации при доставке обязательного федерального экземпляра электронных изданий в ФГУП НТЦ “Информрегистр” - «Ведомости сдачи обязательного федерального экземпляра электронного издания» (далее - ведомость).

Ведомость содержит сведения об электронном издании: его наименовании, комплекте, требованиях к необходимым для работы с ним техническим и программным средствам и других характеристиках электронного издания; сведения о производителе/издателе электронного издания (юридическом лице или физическом лице, осуществляющем предпринимательскую деятельность без образования юридического лица).

Ведомость заполняется в одном экземпляре на русском языке на компьютере путем заполнения полей в свободной форме или подчеркивания соответствующих значений.

Ведомость должна быть заверена подписью (с расшифровкой) руководителя организации-производителя электронного издания. Указывается дата подписания документа. Подпись руководителя организации скрепляется печатью.

В случае наличия двух и более производителей (издателей) лист сведений о производителе заполняется от каждого производителя, заверяется подписью руководителя и скрепляется печатью данной организации-производителя. В таком случае в выходных сведениях самого электронного издания должны быть отражены данные об этих производителях (издателях).

Производитель несет полную ответственность за достоверность предоставленных сведений. 

2. Необходимые разъяснения по заполнению отдельных полей «Ведомости сдачи обязательного экземпляра электронного издания».

Лист сведений об электронном издании

ФИО руководителя организации, подписавшего документ; должность. Указывается ФИО руководителя организации-производителя электронного издания, подписавшего заявительную документацию, и его должность.

P.S. Для издающих организаций, не являющихся самостоятельным юридическим лицом (например, издательство высшего учебного заведения), в качестве руководителя указывается руководитель учебного заведения (ректор, директор) или его заместители (проректор, курирующий издательскую деятельность; зам. директора).

Комплектация. Указываются тип и количество носителей, наименование упаковки (первичная, вторичная), сопроводительная документация.

Например: 1 CD-R, пластиковый бокс, коробка, руководство пользователя (32 стр.).

Авторы. Указываются ФИО авторов, если их не больше трех. Если авторов четыре и более, можно указать ФИО первых трех и фразу «и др.» Поле не следует заполнять, если издание является сборником работ разных авторов, материалами конференций и т.д., а также, если издание имеет составителя/составителей или издано под редакцией.

 Основное заглавие. Указывается основное заглавие электронного издания.

Параллельное заглавие. Указывается параллельное заглавие, если таковое имеется в оформлении электронного издания (параллельное заглавие – это эквивалент основного заглавия электронного издания, указанного на другом языке).

Например: Менеджмент = Management

Сведения, относящиеся к заглавию. Указываются сведения, раскрывающие и поясняющие основное заглавие электронного издания (сведения о виде, жанре, назначении произведения и т.д.).

Например: монография; учебное пособие; методические рекомендации; сборник научных трудов; юбилею университета посвящается…

Версия или издание. Поле заполняется, если в издании содержатся сведения об изменениях и (или) особенностях данного издания по отношению к предыдущему изданию того же документа.

Например: 2-е издание; Версия 5.0; Издание третье, исправленное и дополненное

Наименование серии, номер выпуска в серии. Указываются, если электронное издание выходит в рамках серии, объединяющей ряд электронных изданий по какому-либо признаку; наименование серии и номер выпуска в серии должны быть указаны в оформлении самого электронного издания.

Например: «Сто любимых песен», «Библиотека программиста», «Электронные учебники и учебные пособия; вып. 5» и т.д.

Год издания. Указывается год выхода первой партии тиража электронного издания, приведенный в выходных сведениях электронного издания.

Объем электронного издания (Мб). Указывается объем данных электронного издания на диске.

Язык(и). Указываются естественные языки текстов, входящих в электронное издание.

Тираж. Указываются сведения о количество выпущенных в свет экземпляров электронного издания (первый тираж).

1. Указывается при наличии у электронного издания Международного стандартного книжного номера.

ВНИМАНИЕ! ISBN – это уникальный номер издания; не допускается его повторное использование. Если электронное издание было создано на основе ранее выходившего печатного издания с ISBN, то при выпуске электронного издания производитель обязан указать новый номер.

1. Указывается при наличии у сериального электронного издания Международного стандартного номера сериального издания.

ВНИМАНИЕ! ISSN – это уникальный номер сериального издания; не допускается его дублирование для сериальных (продолжающихся) изданий, выходящих на разных носителях. Например, электронное периодическое издание, выпускаемое на бумаге,  тиражируемое на машиночитаемых носителях и размещаемое в сети Интернет, должно иметь разные ISSN.

Аннотация. Предоставляется краткое описание электронного издания - не более 550 знаков.

Минимальные системные требования. Указываются технические и программные средства, минимально необходимые для воспроизведения электронного издания.

Внимание! Все поля заполняются в соответствии со сведениями, указанными на титульном экране, этикетке носителя, первичной упаковке. Не допускаются расхождения между одними и теми же сведениями, помещаемыми в разных местах электронного издания, элементами его оформления. Если данные отсутствуют, поле не заполняется.

Лист сведений о производителе

Полное официальное наименование организации, Официальное сокращенное наименование организации, Форма собственности, Организационно-правовая форма. Указываются необходимые сведения о производителе.

Вышестоящая организация. Указывается вышестоящая организация (если таковая имеется).

Почтовый индекс; Субъект РФ; Район (имеется в виду район области); Город, населенный пункт; Улица, дом; Дополнительно (ГСП, а/я); Адрес сайта. Указываются адресные данные производителя.

Контактное лицо. Указывается фамилия, имя, отчество, должность, телефон, факс и e-mail лица, с которым можно связаться по вопросам издательского оформления, получения и регистрации обязательного экземпляра электронных изданий данной организации.

P.S. Для производителей электронных изданий, не являющихся самостоятельными издающими организациями (например, для учебных заведений) в данном поле предпочтительно указывать контактное лицо, являющееся сотрудником издательства данного учебного заведения (или отдела, выполняющего издательские функции).

Руководитель. Указываются фамилия, имя, отчество, должность, телефон, факс и e-mail руководителя организации-производителя электронного издания.

P.S. Для издающих организаций, не являющихся самостоятельным юридическим лицом (например, издательство высшего учебного заведения), в качестве руководителя указывается руководитель учебного заведения (ректор, директор) или его заместители (проректор, курирующий издательскую деятельность; зам. директора). ВНИМАНИЕ! ФИО руководителя, указанное в данном поле, должно совпадать с ФИО руководителя, указанным в начале ведомости (в первом поле Листа сведений об электронном издании).

Заявление на выдачу "Справки об участии в создании электронного издания"

Заявление заполняется по инициативе заявителя (производителя) для подтверждения участия физического лица в создании электронного издания.

Заявление заполняется на физическое лицо, являющееся участником создания электронного издания (на автора, составителя, редактора, разработчика программного обеспечения, руководителя проекта и т.п.), и заверяется печатью и подписью руководителя организации-производителя.

Фамилия, Имя, Отчество. Указывается фамилия, имя и отчество участника создания электронного издания.

Почтовый индекс, Субъект РФ, Район, Город, Улица, дом, квартира. Указываются адресные данные участника создания электронного издания.

Телефон, Факс, E-mail, http. Указываются контактные данные физического лица, участвующего в создании электронного издания.

Участие в создании электронного издания Подчеркивается (или выделяется по-иному) значение, соответствующее степени участия в создании электронного издания, например: автор - лицо, создавшее произведение или принимавшего участие в его создании; составитель - специалист, систематизирующий или обрабатывающий материалы для включения их в издание, и т.п.